Cómo cuidamos sus datos personales

01Quiénes somos

GP Soona A.C. es una asociación civil mexicana sin fines de lucro, donataria autorizada, constituida en 2010. Somos responsables del uso y la protección de sus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP), su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad.

Ese correo es también el del Departamento de Datos Personales, que atiende cualquier solicitud o duda relacionada con este aviso.

02Qué datos personales recabamos

Solo pedimos lo que necesitamos, y cambia según la razón por la que usted se acerca a nosotros.

No recabamos datos personales de manera oculta ni por medios engañosos. Todos provienen de que usted nos los entrega directamente: por correo electrónico, por teléfono, en una hoja de registro durante una actividad, o al firmar un convenio o una carta de autorización.

Cuando un grupo llega a través de una escuela, una casa hogar o un centro comunitario, no tratamos con cada familia por separado: el trámite lo lleva la persona guía o responsable del grupo, que es quien recaba y nos entrega las autorizaciones.

03Datos personales sensibles

Si alguna vez una actividad llegara a requerirlo —por ejemplo, una salida que exija conocer alergias o condiciones médicas para poder atender una emergencia—, se pediría por escrito, con el consentimiento expreso de quien corresponda, se usaría solo para ese fin y se destruiría al concluir la actividad. Hoy no es el caso.

04Para qué usamos sus datos

Finalidades primarias

Son las que dan origen a la relación con usted. Sin ellas no podríamos prestarle el servicio o atender su solicitud:

• Emitir el recibo deducible de impuestos y cumplir las obligaciones fiscales y contables que nos corresponden como donataria autorizada.
• Registrar, confirmar y organizar la participación en talleres, funciones, convocatorias y actividades del festival.
• Coordinar el voluntariado: asignar tareas, avisar fechas y horarios, y mantener contacto durante la actividad.
• Formalizar y dar seguimiento a convenios de colaboración, alianzas y aportaciones en especie.
• Responder las solicitudes, dudas o quejas que nos haga llegar.
• Entregar a cada donante el informe de impacto y la constancia de reconocimiento que le corresponde.
• Cumplir con los reportes de transparencia y rendición de cuentas ante el SAT, INDESOL y las instancias que otorgan apoyos públicos.

Finalidades secundarias

No son necesarias para atenderle, pero nos ayudan a sostener el proyecto. Usted puede negarse a ellas sin que eso afecte en nada el servicio que recibe:

• Enviarle noticias sobre las próximas ediciones del festival, convocatorias y programas.
• Invitarle a eventos, funciones y campañas de donativo.
• Elaborar estadísticas y encuestas de satisfacción que nos permitan mejorar la programación.

05Niñas, niños y adolescentes

La mayor parte de quienes participan en nuestras actividades son menores de edad, y casi siempre llegan en grupo, acompañados por su escuela, su casa hogar o su centro comunitario. Por eso:

• Nunca recabamos datos de una niña, un niño o un adolescente directamente. La información llega a través de la persona guía o responsable del grupo.
• A esa persona responsable le pedimos dos documentos por cada participante: la autorización para asistir a la actividad y la carta de autorización de uso de imagen. Ella es quien las recaba de quien ejerce la patria potestad o la tutela, y quien nos las entrega.
• Pedimos únicamente lo indispensable: nombre, edad, centro de procedencia y un contacto de emergencia del grupo.
• No publicamos nombres completos de menores de edad junto con datos que permitan localizarles: ni domicilio, ni escuela, ni teléfono.
• Quien ejerce la patria potestad o la tutela puede retirar su autorización en cualquier momento, directamente con nosotros o a través de la persona responsable del grupo, y su hija o hijo sigue participando igual en las actividades.

Aplicamos en todo momento el principio del interés superior de la niñez previsto en la Ley General de los Derechos de Niñas, Niños y Adolescentes.

06Imagen y voz

Documentamos lo que hacemos con fotografía y video. Es como rendimos cuentas a quien nos apoya y como mostramos el trabajo a nuevas comunidades. La imagen y la voz de una persona son datos personales, y los tratamos como tales.

Dónde puede aparecer el material

• Nuestro sitio web y nuestras redes sociales.
• Informes de actividades, informes de impacto y reportes de transparencia.
• Videomemorias, materiales de difusión y notas de prensa del festival.
• Documentación entregada a las instancias que nos otorgan apoyo público o privado.

No vendemos, cedemos ni licenciamos ese material con fines comerciales, ni lo entregamos a terceros para publicidad de productos o servicios.

07Con quién compartimos sus datos

Como regla, no transferimos sus datos personales a terceros. Las únicas excepciones son las siguientes, y todas ellas están previstas en el artículo 37 de la LFPDPPP o derivan de una obligación legal nuestra:

• Autoridades fiscales y de fomento —SAT, INDESOL y las instancias federales, estatales o municipales que nos otorgan apoyos— cuando debemos presentar comprobantes, padrones de beneficiarios o informes de transparencia.
• Contadores y auditores externos, sujetos a confidencialidad, para la contabilidad y las auditorías anuales de la asociación.
• Autoridades competentes cuando exista un requerimiento fundado y motivado.

Estas transferencias no requieren su consentimiento. Fuera de ellas, si alguna vez necesitáramos compartir sus datos con alguien más, se lo pediríamos antes.

Algunos proveedores tecnológicos que usamos para operar —correo electrónico, almacenamiento en la nube, plataformas de donación en línea— procesan información por cuenta nuestra. Actúan como encargados, no pueden usar sus datos para fines propios, y no se considera transferencia en términos de la ley.

08Sus derechos ARCO

Usted tiene derecho, en todo momento, a:

• Acceder a los datos personales que tenemos suyos y saber para qué los usamos.
• Rectificarlos si están equivocados o incompletos.
• Cancelarlos cuando considere que no los necesitamos.
• Oponerse a que los usemos para un fin determinado.

Cómo ejercerlos

Envíe un correo a gpsoonaac@gmail.com con el asunto «Solicitud de derechos ARCO», incluyendo:

1. Su nombre y un correo o teléfono donde podamos responderle.
2. Copia de una identificación oficial que acredite su identidad; si actúa en representación de alguien más, el documento que lo acredite.
3. Una descripción clara de los datos sobre los que quiere ejercer el derecho y qué es lo que pide.
4. Cualquier elemento que nos ayude a localizar esos datos.

Si su solicitud no es clara o falta información, se lo diremos dentro de los cinco días hábiles siguientes para que pueda completarla.

09Revocar su consentimiento

Puede retirar en cualquier momento el consentimiento que nos dio para tratar sus datos personales. Escriba a gpsoonaac@gmail.com siguiendo el mismo procedimiento de la sección anterior.

Tenga presente que en ciertos casos la ley no nos permite atender la revocación de inmediato: los comprobantes fiscales de un donativo, por ejemplo, debemos conservarlos el tiempo que marca el Código Fiscal de la Federación, aunque usted nos pida borrar todo lo demás. Cuando así sea, se lo explicaremos en la respuesta.

10Limitar el uso o la divulgación

Si prefiere seguir en contacto con nosotros pero recibir menos, puede pedirnos que dejemos de enviarle correos de difusión, que no le llamemos, o que no usemos su nombre en agradecimientos públicos. Es el mismo correo y el mismo procedimiento, y no implica cancelar sus datos.

También puede inscribirse en el Registro Público de Usuarios (REUS) de la CONDUSEF o en el Registro Público para Evitar Publicidad (REPEP) de la PROFECO, si quiere una medida general frente a la publicidad.

11Cookies y medición de visitas

Qué sí medimos

Para saber si el sitio le está sirviendo a la gente, usamos Cloudflare Web Analytics, una herramienta de medición sin cookies. Nos dice cuántas visitas recibe cada página, desde qué país llegan y qué enlace las trajo. No identifica a nadie: no guarda su dirección IP, no la cruza con otra información y no permite reconstruir el recorrido de una persona en particular.

Por eso este sitio no le pide aceptar cookies: no hay ninguna que aceptar.

Registros técnicos

Nuestro proveedor de alojamiento puede registrar datos técnicos —dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso— por seguridad y para mantener el servicio funcionando. Son registros de operación: no se usan para identificarle ni se cruzan con ninguna otra información suya.

Enlaces a otros sitios

Si desde aquí sigue un enlace hacia una plataforma externa —la de donación en línea, un video alojado en otro servicio, nuestras redes sociales—, esa plataforma tiene su propio aviso de privacidad y sus propias reglas de cookies. Le sugerimos revisarlas.

12Cuánto tiempo guardamos sus datos

Conservamos sus datos personales solo mientras exista una razón para hacerlo:

• Datos fiscales de donantes: el plazo que exige la legislación fiscal para la conservación de la contabilidad.
• Registros de participación en actividades: hasta el cierre del informe de la edición correspondiente, salvo que formen parte de la comprobación de un apoyo público, en cuyo caso se conservan el plazo que esa instancia determine.
• Datos de voluntariado y de contacto: mientras la relación siga activa, o hasta que usted nos pida darla por terminada.
• Autorizaciones de asistencia y de uso de imagen: mientras el material que amparan siga publicado, y cuando menos el plazo de conservación de la comprobación del proyecto correspondiente.

Cumplido el plazo, los datos se bloquean y después se suprimen de manera segura.

13Cómo protegemos su información

Mantenemos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para evitar el daño, la pérdida, la alteración, el acceso o el uso no autorizado de sus datos personales: acceso restringido a quien lo necesita por su función, contraseñas y resguardo bajo llave de los expedientes en papel, y compromisos de confidencialidad con el equipo y con las personas voluntarias.

Si llegara a ocurrir una vulneración que afecte de forma significativa sus derechos, se lo haremos saber sin demora para que pueda tomar las medidas que correspondan.

14Cambios a este aviso

Este aviso puede cambiar si cambia la ley, nuestra operación o nuestras propias prácticas. Cualquier modificación se publicará en esta misma página, con la fecha de actualización visible en la parte superior.

Le sugerimos revisarla de vez en cuando. Si el cambio es sustancial y tenemos su correo, se lo avisaremos directamente.

15Si no queda conforme

Antes de eso, nos gustaría tener la oportunidad de resolverlo con usted. Escríbanos a gpsoonaac@gmail.com y lo atendemos.